El análisis de gastos es el proceso que implica evaluar los costes asociados a la actividad de una organización, incluyendo la producción, operación y gestión, para comprender y controlar cómo se producen estos y mejorar hasta conseguir una mayor rentabilidad.

El resultado es información de valor para la toma de decisión respecto a mejoras de procesos, financieras o de reestructuración.

• Optimizar recursos, identificando áreas en las que es posible hacer un mejor empleo de los recursos o reducir los mismos.
• Toma de decisiones ante cuestiones relativas a procesos de expansión, incrementos de producción, nuevas líneas de producto o reestructuración de procesos o recursos humanos.
• Determinación de precios respecto a valores objetivos, teniendo en cuenta el coste de producción, los costes fijos y otros relacionados con la organización, además de la rentabilidad esperada.
• Identificación de mejores rentabilidades de determinados productos que, a pesar de obtener un volumen de venta incluso menor que otros, pueden presentar una mejora de rentabilidad que los lleve a ser productos estrella.
• Planificación financiera respecto a los costes esperados, pudiendo así hacer un mejor empleo de los flujos de caja y por tanto un menor endeudamiento y costes financieros.
• Negociación con proveedores ya que a menudo se detectan excesos en ciertas cuentas de proveedor o ciertas oportunidades de mejora abaratando costes o mejorando condiciones.

• Identificación de costes. Una enumeración de todos los costes asociados a la organización, teniendo en cuenta costes fijos, variables y directos, indirectos, de material…
• Asignación de costes. Una vez analizados se deberán imputar a los distintos productos, líneas de producción, mercados, líneas de negocio o unidades productivas, en función de la organización.
• Objetivos y parámetros de análisis. Al ser un análisis enfocado podremos orientarlo a obtener la rentabilidad de ciertos productos, la eficiencia operativa, una mejora de condiciones de proveedores…
• Recopilación de datos necesarios como facturas de compra, recibos, nóminas y otras informaciones relacionadas con los costes. Para ello es fundamental usar un software especializado.
• Clasificación y agrupación de costes para un análisis de información eficiente y orientado a resultados.
• Análisis de rentabilidad. Respecto a ingresos y aportes entre líneas de negocio.
• Elaboración de informes para la toma de decisión.

Seguimiento si es necesario por las acciones tomadas resultado de decisiones anteriores.

Tras la finalización de esta, el profesional te aportará un informe con toda la documentación y proceso registrado donde pone su valoración experta para todas las materias que se han abarcado en la auditoría. Tras esto, el equipo de auditores se reúne para revisar las áreas problemáticas y ver las recomendaciones, y así poder corregir los problemas de manera eficiente.

Sin embargo, cuando hablamos de auditorías a nivel interno, el proceso es diferente. Tras una evaluación, se hace una presentación de reportes para analizar en detalle el sistema de gestión y facilitar a la junta directiva la revisión para ver las mejoras.

Una empresa cuando realiza este tipo de proceso se somete a una evaluación de la situación operativa, contable y financiera de tu negocio. Como ya sabemos, te permite identificar los problemas, establecer estrategias según tu situación concreta y mejorar la rentabilidad. Los documentos que se suelen pedir para este proceso son los siguientes:

1. Actas de asambleas y juntas de accionistas: son documentos que recogen las decisiones y acuerdos que se toman durante las reuniones internas. Son importantes para este proceso ya que muestra el proceso que se ha seguido para la toma de decisiones.
2. Estados financieros: en concreto los documentos que resume la situación financiera de la empresa en un momento en específico. En ellos encontramos procesos financieros de gran importancia como los balances, estados de resultados y el flujo de efectivo. Tienen mucha relevancia para la auditoría porque permite evaluar la salud financiera, identificar los problemas y establecer recomendaciones financieras.
3. Contratos: el auditor necesitará los documentos que recogen las obligaciones y responsabilidades de la empresa con empresas externas. Permite verificar el cumplimiento con las obligaciones recogidas en estos contratos, además si se han respetado las condiciones y clausulas.
4. Libros contables: registran las transacciones financieras, poseen importancia ya que permite verificar su funcionamiento e implantación, el cumplimiento de las regulaciones y si se ha realizado alguna transacción fraudulenta.
5. Informes internos y externos: son los documentos que aportan una información sobre la gestión y el rendimiento de la propia entidad.
6. Planes estratégicos y operativos: en ellos se encuentran las normas y procesos que la empresa sigue para el cumplimiento de sus objetivos de manera eficaz y eficiente. Los auditores pueden evaluar con ellos si la empresa en cuestión está operando con las políticas y procedimientos que se han registrado. Además, si se han establecido los mecanismos adecuados.